Como usar gestão de cobrança para otimizar custos?

A inadimplência é considerada um dos maiores terrores das empresas. Muitas vezes, não é possível nem mesmo provisionar esse impacto no fluxo de caixa da companhia. Por isso, a melhor alternativa é conseguir criar uma boa estratégia de gestão de cobrança para otimizar custos.

Acontece que, quando sua empresa tem uma gestão de cobrança bem definida, isso impacta diretamente na organização administrativa, possibilitando agir de forma proativa para evitar atraso de pagamento, ou atuar imediatamente com clientes inadimplentes.

Em resumo, uma boa estratégia te ajuda a manter a saúde financeira da sua empresa em dia, evitar problemas com fluxo de caixa, aumentar os lucros e ainda ter um bom relacionamento com o cliente.

E para te ajudar a criar uma boa gestão de cobranças para otimizar custos, sem comprometer a qualidade do serviço, continue a leitura e descubra algumas dicas para executar isso de maneira eficaz e sem muitas dores de cabeça.

O que é gestão de cobrança

Antes de mais nada, vale um resumo bem prático e rápido para deixar claro o que é, de fato, a gestão de cobrança.

Trata-se de uma ferramenta que possibilita gerir o processo completo de cobrança do cliente que está com uma fatura em aberto.

Importante lembrar que fatura em aberto não significa necessariamente um cliente inadimplente, partindo do princípio de que, caso você venda seus produtos ou serviços a prazo, até a data de vencimento, a fatura, mesmo ainda não tendo sido paga, está dentro do prazo de pagamento.

Mas voltando à definição, ter essa gestão permite gerenciar tudo que você tem a receber, pois, assim, você evita:

• de cobrar seus clientes indevidamente e causar um grande constrangimento
• de esquecer que um cliente está com saldo devedor com a sua empresa
• prejudicar a saúde financeira do seu negócio.

Qual a importância disso para sua empresa?

É fato que o que toda empresa precisa é de lucro para sobreviver. Sendo assim, o principal ganho que sua empresa tem com uma gestão de cobrança ativa e eficaz é evitar prejuízo com falta de pagamento.

Se você vendeu um produto a prazo para um cliente, precisa entender que é necessário ter dinheiro em caixa para conseguir comprar mais desses produtos para vender para outro cliente. Assim você gera uma recorrência de vendas para seus consumidores, o que significa ter dinheiro entrando todo mês.

Ou seja, se você esquecer de cobrar de um cliente e ele também esquecer de te pagar, sua empresa começa operar no vermelho, sem dinheiro em caixa e sem lucro para honrar os seus compromissos financeiros, como salários, contas básicas e compra de produto ou matéria-prima.

Como reduzir custos no setor de cobrança

Agora, entrando no tópico principal deste conteúdo, vale frisar a importância de também usar a gestão de cobrança para otimizar custos.

Para isso, algumas boas práticas são importantes para ter um melhor resultado na sua empresa. Confira:

1.   Invista na equipe

Capacitar sua equipe de cobrança é a principal tarefa. Por mais automatizado que seja seu processo, algumas vezes será necessária a intervenção humana para otimizar os resultados.

Além disso, quando um colaborador entende seu papel, tem conhecimento técnico e autonomia, realiza seu trabalho com muito mais eficiência. Eles precisam entender todos os valores da empresa, assim como políticas e cultura organizacional para fortalecer ainda mais a estratégia.

2.   Revise os processos

Processos bem definidos não são criados de um dia para o outro, muito menos sem se basear em conhecimento de causa ou dados. Por isso, a dica aqui é jamais “cravar em pedra” a definição de um processo.

A revisão do fluxo precisa ser constante, mesmo que os resultados possam ser satisfatórios. Fazer testes paralelos possibilita descobrir novas estratégias sem prejudicar toda a operação. Se o resultado for melhor, amplie. Se for pior, descarte e parta para outra tese.

E não esqueça de envolver sua equipe desde os primeiros passos dessas definições de processos. Afinal, são eles quem atuam no dia a dia e podem ter insumos interessantes.

3.   Defina políticas

Ter claro o que se pode ou não fazer é ideal para uma gestão de cobrança para otimizar custos. É importante sim dar autonomia ao setor de cobranças, mas é preciso impor um limite e padronizar ações.

4.   Acompanhe ativamente os processos

Como já dito anteriormente, o processo de cobrança começa antes mesmo de o cliente estar inadimplente. Ou seja, o principal objetivo é evitar que o cliente deixe chegar a data de vencimento e não efetue o pagamento da fatura.

Por isso, acompanhe ativamente os processos para entender se o objetivo está sendo alcançado e como otimizar algumas etapas definidas.

5.   Aposte na automação

Fazer essa gestão manualmente pode ser uma saída, mas também tem muitos riscos de falha. Então, apostar nos sistemas de cobrança automatizados pode garantir mais fluidez e bons resultados à sua empresa.

A gestão de cobrança da Cora, por exemplo, permite até mesmo gerar boletos gratuitos e ilimitados. Você ainda tem acesso a um cartão de crédito pj e uma conta digital Cora gratuitamente.

Bônus: etapas de uma gestão de cobrança eficiente

Agora que você já sabe como usar a gestão de cobrança para otimizar custos, confira essas dicas para criá-la de forma eficiente.

1.   Padronize abordagem

Por mais que seja importante entender o perfil de cada cliente na hora de conversar com ele, um padrão de abordagem deve ser estabelecido a fim de direcionar sua equipe de cobrança na recuperação de crédito.

Defina tópicos do que dizer em cada etapa e em cada situação. Isso garante mais assertividade, pois se baseia em estudos, e otimiza o tempo do colaborador que não precisará passar horas pensando no que dizer ao cliente.

2.   Crie uma régua de cobrança

A régua de cobrança é uma grande aliada na gestão de cobrança. Com ela, você consegue definir o tom e a mensagem da abordagem a cada etapa e situação que o cliente se encontra.

Nessa régua, é possível incluir desde lembretes que acontecem previamente à data de vencimento, até intervalos de tempo entre uma mensagem e outra.

3.   Inclua análise de crédito no começo da jornada

A análise de crédito é importante para definir se o seu cliente está ou não propenso a se tornar um inadimplente. Entenda as condições financeiras, como é o histórico de pagamento dele diante outros fornecedores e até a situação que se encontra o CNPJ ou CPF do cliente.

Fazendo isso no início da venda, a probabilidade de você ter dores de cabeça para receber desse cliente é muito menor.

4.   Ofereça diferentes meios de pagamentos

Quando o cliente já está inadimplente, seguir com as mesmas condições de pagamento para ele pode não ser uma boa estratégia. Afinal, se ele já teve dificuldade em pagar na primeira vez, nada garante que ele terá condições de pagar agora.

Por isso, busque sempre alternativas para atendê-lo. Às vezes, é melhor perder um pouco da sua margem de lucro oferecendo pagamento parcelado no cartão de crédito do que perder tudo.

Ter uma gestão de cobrança bem estratégica pode ser primordial para o seu negócio, inclusive reduzir custos da empresa.