Conheça as melhores técnicas para aumentar a produtividade
O mundo moderno é repleto de distrações que podem prejudicar o desempenho e comprometer a produtividade. Felizmente nos últimos anos foram desenvolvidas diversas estratégias para combater isso e aqui será possível conhecer as melhores técnicas para aumentar a produtividade.
Utilize o Princípio de Pareto para priorizar as tarefas mais importantes
Conhecido por ser um dos princípios econômicos mais importantes já criados, o Princípio de Pareto, que também pode ser conhecido como regra 80/20, determina que em qualquer situação, 20% dos esforços são responsáveis por proporcionar 80% dos resultados.
O princípio foi descoberto pelo economista italiano Vilfredo Pareto há mais de um século atrás quando ele percebeu que 80% das ervilhas do seu jardim era produzidas por somente 20% das suas ervilheiras e desde então foi replicado com sucesso em uma série de áreas da vida, que vão das finanças e marketing até a produtividade.
Nesse sentido, a principal forma de utilizar esse princípio para aumentar a produtividade é identificar o 20% das tarefas que são necessárias para produzir os 80% dos resultados e focar em realizá-las.
Por exemplo, se concretizar um determinado negócio depende de uma ligação seguida de um e-mail com o contrato, é necessário focar em realizar essas duas tarefas antes de quaisquer outras que não sejam essenciais.
Da mesma forma, se a revisão de um determinado documento ou completar uma planilha é a última coisa que falta para terminar um relatório, é necessário focar nessas tarefas antes de observar coisas mais amplas como responder e-mails.
Manter a concentração na tarefa que se está realizando é essencial para uma boa produtividade
Agora quando se fala em relação a melhor forma de manter a concentração, uma das melhores técnicas vem do poker, um esporte que é jogado por mais de 10 milhões de brasileiros e depende de conseguir manter o foco.
Muitas vezes durante o dia de trabalho é necessário realizar reuniões ou apresentações para determinar quais são os próximos passos que devem ser tomados em relação a empresa ou determinar quais são as tarefas cruciais para os próximos dias.
Pode ser muito difícil manter a concentração nesses eventos, especialmente quando não se é o palestrante ou a sua parte da apresentação já foi realizada antes de outros membros da equipe.
Nesse sentido o poker conta com duas grandes lições complementares que podem ser facilmente transportadas com um alto nível de sucesso para qualquer ambiente de negócios.
A primeira é guardar o celular. Apesar de muito útil em diversas situações e com o auxílio da internet poder trabalhar a favor da empresa, o celular apresenta um número quase infinito de possíveis distrações e é a principal causa da queda da produtividade diária – o que faz com que guardá-lo imediatamente faça com que ela aumente.
A segunda é comprar um bloco de notas físico para realizar anotações sobre o que está acontecendo na reunião ou o que está sendo apresentado para conseguir não apenas absorver o conteúdo, mas também realizar contribuições significativas para o debate.
Da mesma forma que um competidor de poker que anota o resultado das jogadas e a forma como seus oponentes reagiram em relação a blefes saberá a melhor forma de agir no futuro para vencer, um profissional que consiga anotar os pontos relevantes de reuniões e apresentações para contribuir de forma eficaz será muito mais eficiente em saber o que deve ser feito – além, é claro, de ser muito mais notado por seus colegas e especialmente chefes.
Coloque as tarefas em um calendário e marque quando elas estiverem completas
Um dos maiores segredos da produtividade é ter uma lista de tarefas física que esteja diretamente atrelada a um calendário. A memória é um recurso finito que não deve ser desperdiçado de forma leviana e montar um calendário com tarefas garante que nada será esquecido.
Tarefas genéricas não são úteis e apenas ocupam espaço da agenda, de forma que a melhor forma de montar um calendário voltado para a produtividade é colocar nele as tarefas de uma forma que elas sejam compostas de ações diretas, mensuráveis e, especialmente, executáveis.
Por exemplo, caso o objetivo seja aprender um novo idioma para conseguir se candidatar a uma vaga que a empresa pretende abrir no exterior, o calendário não deve conter uma tarefa com a frase “aprender inglês”, mas sim “praticar 15 minutos no Duolingo” ou “participar da aula de inglês terça-feira”.
Somando essa lista de tarefas executáveis com o já famoso poder dos hábitos, a produtividade rapidamente se tornará parte da rotina e os ganhos, mesmo que pequenos a princípio, crescerão de forma progressiva com o decorrer do tempo.
Por Assessoria de Comunicação
